Roles: Mindful and frictionless productivity

There is a fundamental basis to my understanding of personal productivity: Roles. All of us have a healthy degree of multiple personalities in our work and personal life. Let’s face it: The “you” who is hugging a loved one, and the person who you become during the Monday morning company meeting are two very different people. That’s not a bad thing. But it’s something to be mindful of. Why? Because either role likely requires different resources from you, too. I need much more social energy in company meetings than I do playing games with friends. And I need more creative juices to write engaging e-mails or one-pagers than I do for adding numbers to spreadsheets. And if you didn’t already know: What drains people faster than the big button on a toilet cistern is not (necessarily) the amount of time they work on something, but how often they switch between tasks – and I would add: Roles! Switching from filling out spreadsheets, to a meeting, to making strategic decisions within half an hour will drain you more than 2 hours of only chill writing, numbers-juggling, or brainstorming. That’s why being mindful of my roles is so crucial to my mental sanity. It allows me to look at my tasks, and bunch them together into bundles of role-based themes: “This morning I will turn off notifications and hide in my spreadsheets, so I can save my social energy for the afternoon when I have my meetings (maybe I also use a scheduling tool and let people only book meetings with me at certain times in a day), and tomorrow I will sit together with my favorite colleague so they can help me with all the strategic decisions I need to make in one swoop.”Minimal friction! And then there is one more beautiful side effect of being mindful of my roles: I am significantly more mindful of where most of my time goes, if I thrive in these roles, and if that aligns with my larger professional trajectory. If I spend 70% of my time juggling budgets, but I am more interested in becoming a good business developer, maybe there is a need for change. So not only do I get more done by reducing friction between tasks, I also continuously improve my personal mission and quality of life by strengthening the roles that fit me. Here’s how I found out my roles: –          Method A (for immediate insight): Make a task dump. Write down all the tasks you think you will have to do in the next two weeks. Then, go through the list and mark every task with the role (e.g. “Administrator”, “Business Developer”, “Meeting facilitator”, “Bookkeeper”,…) this corresponds with. Finally, go through the task list one more time and try and estimate how much time each task could take. Reflect on your findings: Does one role eat up most of your time right now? Will this change throughout the year? Which tasks do you dread the most? Does it correlate with a certain role? –          Method B (for immediate time management improvements): Get a time tracking app (I have used Blinkist in the past). Now start tracking what you do throughout the day. Every time you switch activities (you answer emails, then get up to make lunch for example), end the previous timer and start a new one. Label them with the activities. Over time you will notice that you actually have to answer emails or cook food on a recurring basis, so you can give these types of activities just the label “Business developer” or “Cook”. After a week or two, your categories of what you are doing will have formed. And so will your awareness of where your time is going. Very likely, you will also already have become more efficient in your time management, just because you engage in tasks more mindfully already.   

Die ganze Nacht

Wie gebannt beobachte ich, wie die metallenen Schuppen des Gepäckbandes an mir vorbeiziehen, sich an den Ecken zu einem Dreieck zusammendrängen und schließlich mit den einsamen Koffern, die noch ihre Runden drehen aus meinem Blickfeld entschwinden. Mein Rucksack müsste jeden Augenblick auftauchen. Neben mir wartet Yuanyuan schon mit ihrer Reisetasche in der Hand darauf, endlich den Flughafen verlassen zu können. „Hey“, kommt es von der Seite. Ich löse meinen angestrengten Blick von dem hypnotischen Gepäckband. Ein junger Mann etwa meiner Größe und mit lustlos gelocktem straßenköterblondem Haar lächelt uns entgegen. „Are you guys going to Anjuna by any chance?“ Ich schüttele den Kopf. „Ah, pity! I was looking for people to share a cab with.“, sagt der Mann. „I’m Joe, by the way. Where are you going?“ „Vagator“, antworte ich und ziehe mein Handy aus der Hosentasche, um nachzuschauen, wo nochmal Anjuna liegt: Anscheinend auf dem Weg. Joes und mein Rucksack erreichen uns beinahe zeitgleich auf dem Gepäckband und entlarven uns beide gleichermaßen als Backpacker. Die Fahrt wird schließlich sehr unterhaltsam, als Joe, seines Zeichens Brite auf Urlaubstour, Yuanyuan, meine Reisegefährtin, und ich anfangen über europäische und globale Politik zu fachsimpeln. Kurz bevor wir uns schließlich an unserem Hostel angekommen von ihm verabschieden, fällt Joe noch etwas ein: „Hey, if you ever wanna go out together – I mean out-out – there is this party tonight apparently. The place is called Club Cubana.“ Draußen ist es schon dunkel. Ich nicke. „We’ll think about it. It’s already getting late but maybe if we still have the energy…“ „Sure, yeah. Anyways, I would love it if you can make it.“ Wir checken in unser Hostel ein, duschen und gehen zum Abendessen in ein südindisches Restaurant nebenan. Während des Essens meint Yuanyuan „You know what? I think I could still go for a small party tonight.“ Ich horche in mich hinein und muss feststellen, dass auch ich mich ein bisschen über den Gedanken freue, den Abend nicht einfach so in der Stille ausklingen zu lassen. „Ok, yeah. But let’s not invest too much energy, if anything turns out to be too much of a hassle.“ Yuanyuan ist einverstanden und als wir uns eine knappe Stunde später poliert und gestriegelt auf den Weg machen, dauert es auch gar nicht lange, bis wir ein Taxi zum Club finden und uns für einen fairen Preis die zehn Minuten dorthin fahren lassen. Der Fahrer lässt uns an einem Torbogen an einer Straßenecke aussteigen an, wo zwei in Orange gekleidete Männer mit „STAFF“ auf dem Rücken die Autos durchwinken. Auf einem kleinen Schild hinter dem Tor lesen wir „Club Cubana“, dahinter ein nach rechts in die Dunkelheit verschwindender Trampelpfad. Wir treten durch das Tor und einer der orange gekleideten Männer deutet vage in Richtung des Trampelpfads. Zögerlich folgen wir seiner ausgestreckten Hand. Wir gehen etwa zweihundert Meter in leichter Ansteige als ein weiteres, besser beleuchtetes Tor vor uns auftaucht, erneut garniert und flankiert von orange gekleideten Wächtern, die uns durch und auf einen dahinterliegenden Parkplatz winken. Eine kleine Gruppe von Besuchern wartet dort schon. Unsicher gesellen wir uns dazu. Jenseits des Parkplatzes führt der Weg steil einen Hügel und in das dunkle Grün der Bäume hinauf. Ich meine in der Ferne einen Bass hören zu können. Wir wollen gerade einen der Besucher ansprechen, als ein grüner Jeep die steile Stiege hinabgefahren kommt und rückwärts vor uns einparkt. Ein orangener Mitarbeiter eilt heran, öffnet die kniehohe Ladeklappe und bedeutet uns, aufzusteigen. Gemeinsam mit unseren anderen Kombattanten setzen wir uns auf den Pickup und der Jeep rollt los, den Hügel wieder hinauf. Höher und höher geht es und vorbei an all den von Laternen beleuchteten Bäumen bis das Fahrzeug schließlich vor einer Schlange von Menschen Halt macht. Wir stellen uns an, die Nachtluft in warmes, gelbes Licht getaucht und sind keine drei Minuten später an der Reihe, die frohe Botschaft zu empfangen und auch noch unsere letzten Sorgen auszutreiben: Fünf Euro Eintritt, Freigetränke die ganze Nacht! Durch ein weiteres, kleineres Tor hinter der Zahlstelle geht es, eine enge Kurve, ein paar Treppenstufen hinauf – und unsere Kinnladen klappen zu Boden. Die erste Terrasse ist ein großer Pool, ein Aussichtspunkt mit Sofas und Diven und ein Steinofen, aus dem Mitarbeiter eine Pizza nach der anderen ziehen. Die zweite ist eine Freiluft-Tanzfläche, die DJane hinter einem bambusgeflochtenem Pult trägt lustige Schleifen im Haar und ringsherum sind steinerne runde Sitzecken wie trockene Jacuzzis in den Boden eingelassen. Die dritte Terrasse ist eine einzige große Open-Air Bar mit einem langen Tresen, vielen kleinen Tischen und einigen Sofaecken. Dahinter geht es in ein zweistöckiges Haus kolonialen Stils aus dem es erneut und chartslastig wummert. Die vierte… Als Yuanyuan und ich wieder aus unserer Trance erwachen, steht ein pitschnasser Joe breit grinsend vor uns. „There you are!“ Yep, there we were.

Like a dumb tourist

Permaculture is weird to explain. Its a concept of the 1970s, there was this guy Bill Mollison and people are still implementing it today – even after reading the literature only that much made sense to me. People who asked me to explain the word to them must have been disappointed and astonished by how little I myself know, proudly proclaiming to be going to India soon to “do” permaculture. The last couple of days helped to fix this problem. AES does work as a permaculture organisation, but they are implementing this concept in an educational context with socially marginalized people. Since this is taking permaculture a step further, it is hard to still see the roots, the groundwork involved and the things they have in common with other permaculturalists around the world. The last two days though, we were visiting a holiday resort in the hills between Mumbai and Puna who actually specialized in paragliding, but asked AES to help them design their huge garden and farm to become self-sufficient and ecologically sustainable. The important term here seemed to be “design”. During our stay we walked the whole property while mapping the land and talking about what to plant where, how and why. No wonder the whole process felt so much like landscape architecture, however there were some distinctive features to the way AES worked that space: Instead of looking into the most efficient short- and mid-term usage of the land, they took a long-term approach and focussed on how to integrate human needs in a mostly naturally structured landscape. A phrase that really stuck to my mind was “let the land guide you” or “the place will show you what to do”. I imagine this perspective to maybe be the key difference between conventional and profit-oriented landscape design. And although it sounds a little like a esoteric statement, it might just merely be the idea of letting the land and its needs come first, before looking into the ways humans can profit from it. Another thing happened during the process of following AES doing their work at this site: For the first time, Sukriti and Chandan had to directly implement their know-how on permaculture and thus reveal themselves as the experts that they are. I was completely overwhelmed by the detailed knowledge of plant species, garden design and agriculture that they used to present their thoughts and sketches, and standing by their side, with nothing but my camera to use, I felt like a little child on a school field trip. Or like a dumb tourist listening to a city guide. What am I studying again? If there’s anything I learned from this trip, it’s that there is still so much to figure out for me, before really being able to get a “native” insight on how the permaculture world ticks in India. Right now, all the things I read about permaculture have come to life and I am trying to find out how I feel about that. But I am pretty sure already that this is going to be a mind-opening experience and orientation for what I want and can do in life. And that’s everything I asked for.